Distribuzione delle aree nello stand fieristico efficace
Lo stand fieristico, indipendentemente dalla dimensione, rappresenta molto bene il posizionamento, le idee e le scelte dell’azienda che espone. Ogni dettaglio dell’allestimento restituisce con chiarezza l’immagine dell’espositore, spesso anche al di là di quello che l’espositore stesso ha progettato e pensa di controllare. Per questo è molto importante scegliere il giusto allestitore con l’esperienza sufficiente ad allestire stand efficaci e ragionare con attenzione sul progetto di distribuzione delle aree espositive.
Naturalmente il risultato dello stand dipende molto dalla posizione dello stesso nel layout generale della fiera e dall’estensione della superficie espositiva scelta; tuttavia spesso si riescono a realizzare stand fieristici di successo su dimensioni medie utilizzando buone soluzioni di allestimento.
La prima cosa a cui prestare attenzione è la disposizione interna dei volumi e delle aree-funzione; tutti gli stand devono naturalmente avere un’area di prima accoglienza e front-office (che sarà molto più impegnativa nei casi di fiere b2c rispetto a quelle b2b); una zona per incontri riservati con i propri clienti, un’area di stoccaggio e servizio back office; aree prettamente espositive dove si mettono in mostra i prodotti e i servizi offerti. Se le dimensioni dello stand lo consentono possono essere create zone relax con funzione ibrida relax-gestione clientela (tipicamente zona bar oppure zona salotto).
Stand fieristici su due piani
Particolarmente interessanti per quanto riguarda la disposizione e la valorizzazione delle aree espositive è la realizzazione dello stand su due piani. Benché chiaramente più costoso dello stand tradizionale monoplanare, lo stand a due piani permette non solo di incrementare in modo significativo l’area a disposizione ma anche di disporre di una zona riservata e molto prestigiosa, molto interessante per accogliere la clientela più significativa in un ambiente esclusivo; inoltre in fiera lo stand a due piani spicca decisamente rispetto al contesto, trasmettendo un’immagine di grande autorevolezza ai visitatori ma anche agli altri espositori concorrenti.
Stand fieristici a più livelli
Anche rimanendo su un solo piano uno stand efficace, ma anche in grado di distinguersi rispetto alla concorrenza, può essere realizzato disponendo le aree su diversi livelli, usando sopraelevazioni e brevi scale o gradini interni con lo scopo di rendere visibili i diversi “concetti” e aree, dare enfasi ai prodotti esposti, rendere ancora più esclusive le aree destinate all’incontro con i clienti.
Distribuire le aree su diversi livelli con differenti gradi di sopraelevazione (ad esempio a quota zero, a 50 cm e a 1 metro) permette di sfruttare la dimensione verticale, creare zone più visibili e coinvolgenti e rendere più attrattivo e interessante lo stand invogliando i clienti ad entrare e girare all’interno dell’area espositiva.
Uno stand di questo tipo può quindi raggiungere in gran parte gli effetti di una struttura a due piani con costi più contenuti
Apertura dello stand e ingresso
I concetti di apertura dello stand e ingresso nello stesso hanno a che fare, naturalmente, con il numero di lati aperti dell’area espositiva che dobbiamo allestire per il nostro cliente.
Stand “importanti” per dimensione e prestigio tendono ad essere scelti ad isola: i loro vantaggi sono la posizione centrale rispetto ai percorsi di visita della manifestazione e quindi la loro apertura e visibilità su quattro lati diversi; si tratta di vantaggi importanti ma, di converso, gli stand a isola richiedono una riflessione attenta relativamente alla loro fruibilità per i visitatori il rischio altrimenti è che siano un po’ confusi, che non sia chiaro quale sia il “fronte” e quale il “retro”, dove sia il punto di reception per chiedere informazioni, quali sono i messaggi principali che il cliente vuole trasmettere con la partecipazione in fiera.
Di solito una parte dei lati esterni degli stand ad isola deve essere comunque chiuso per definire al meglio le diverse aree; in questo caso la parete esterna può diventare un elemento importante di supporto alla grafica, da realizzare seguendo gli obiettivi di comunicazione che il Cliente vuole raggiungere in fiera; in alternativa le pareti vetrate totalmente o parzialmente trasparenti permettono di creare zone fruibili sui lati esterni ma che rendono visibile ai visitatori sia ciò che avviene nello stand sia cosa è contenuto all’interno del resto dell’area espositiva.
Negli stand ad isola, se sufficientemente grandi, spesso si adotta la soluzione di costruire un “corpo” centrale che contiene tutte le aree operative: reception, aree di accoglienza e contrattazione, aree di magazzino e di servizio; si tratta in pratica di costruire uno stand nello stand disponendo nella cornice più esterna la vera e propria zona espositiva per i prodotti; si tratta di una soluzione classica ma sempre efficace.
Gli stand aperti su due o tre lati possono rappresentare un ottimo compromesso tra il costo dell’area (in tutte le manifestazioni il costo del plateatico cresce con il numero di lati aperti) e l’esigenza di disporre le aree espositive con logica e razionalità.
L’ingresso allo stand – la reception
Qualunque sia la conformazione dello stand un aspetto importante da studiare è dove si colloca la reception; dipende in pratica non solo da aspetti operativi ma anche quale messaggio l’Espositore vuole trasmettere circa il suo atteggiamento di “apertura” alla visita e alla partecipazione.
Infatti quasi sempre la reception viene “istintivamente” posizionata sul confine dello stand verso un corridoio; in questo caso la reception ha una maggiore funzione di filtro (accreditamento del cliente, prime informazioni, indirizzo verso altro personale allo stand) il che può essere utile in caso di fiere molto frequentate e b2c dove è consigliato selezionare tra la massa dei curiosi i visitatori più interessanti.
Se invece si preferisce incentivare l’ingresso dei visitatori allo stand è utile posizionare la reception all’interno dello stand, creando di fatto un presupposto perché i visitatori entrino e parzialmente visitino lo stand senza accreditarsi; si tratta di una forma più libera che può essere più gradevole per chi visita; eventualmente del personale di stand (hostess o commerciali) potranno rendersi disponibili sul confine esterno dello stand per un primo contatto e indirizzo verso la vera reception, gestita da personale di segreteria “senior” in grado di gestire al meglio le richieste dei visitatori.
Aree di contatto con i clienti e contrattazione
Le aree in cui i clienti vengono accolti per lo scambio di informazioni e le trattative sono uno dei fulcri degli stand espositivi; la loro posizione è spesso interna allo stand in aree che è bene tenere almeno parzialmente separate; soluzioni semplici sono le pareti basse a volte impreziosite da fioriere; in alternativa si utilizzano vere e proprie pareti chiuse ma una soluzione efficace è utilizzare pareti vetrate satinate o trasparenti, eventualmente con grafica coordinata allo stand.
L’ambiente di contrattazione deve essere naturalmente confortevole e accogliente. Questa zona è spesso quella in cui i clienti soggiornano più a lungo e quindi lascerà una chiara impressione dell’azienda ospite; è quindi opportuno curare i dettagli: gli arredi vanno scelti con attenzione, così come l’illuminazione.
Questi spazi vengono spesso risolti con la modalità ufficio composta da scrivania o da un tavolo e sedie; una modalità meno formale prevede l’uso del salottino che tendenzialmente risulta oggi meno usato ma potrebbe essere ripreso e rivalutato con soluzioni basate su arredi di design.
In alcune situazioni si può realizzare un’area multi-funzionale che viene gestita come ufficio o, per determinati momenti, viene modificata in saletta presentazioni utilizzando mobili leggeri di facile movimentazione e schermi alle pareti.
Per la gestione dei clienti allo stand in fiera è importante creare un’ambiente che favorisca anche il relax, la partecipazione e la socialità; uno dei sistemi più efficaci è prevedere un’area bar interno le cui dimensioni e il tipo di servizio erogato (solo caffè e bevande, cibi freddi, cibi caldi) dipenderà ovviamente dalla dimensione complessiva dello stand e dall’inclinazione dell’azienda a questo tipo di soluzione. La trattativa e il contatto con il cliente potrebbe allora essere condotto ai tavolini dell’area bar, opportunamente scelti e completi di sgabelli coordinati. Si tratta di una modalità informale che è però molto efficace e spesso gradita dai clienti; soluzioni interessanti possono essere realizzate anche in aree non eccessivamente grandi.