Scegliere il giusto allestitore per realizzare una fiera o una manifestazione è, per un organizzatore di eventi, una condizione fondamentale per il successo e la soddisfazione dei clienti.
Lavorare integrandosi completamento con l’organizzazione dell’evento, fornire supporto già nella fase di progetto di manifestazione, garantire le soluzioni di allestimento giuste per le esigenze degli espositori, rispettare tempi e costi previsti, fornire i servizi aggiuntivi e, soprattutto, essere disponibili a risolvere tutti i problemi inaspettati che via via si presentano; sono questi i punti salienti della supporto che un allestitore deve garantire all’organizzazione per un evento di successo.
ASSISTENZA NELLA FASE DI PROGETTO DI MANIFESTAZIONE
La prima fase inizia quindi con il supporto di tipo progettuale per la definizione sia del lay-out di manifestazione che della soluzione di stand pre-allestito che l’organizzatore vuole offrire ai suoi clienti.
Per molti organizzatori, infatti, poter contare su una capacità di progettare il lay-out di manifestazione è un aiuto prezioso: partendo dalla pianta degli spazi disponibili nella location scelta occorre studiare l’ottimizzazione dello spazio considerando i flussi di entrata e di visita (ingressi, corridoi, percorsi..) sia dal punto di vista della fruizione della manifestazione che della sicurezza, realizzando anche aree di sosta e spazi corretti per i visitatori.
Si possono così realizzare aree e corridoi di dimensioni adeguate rendendo vendibile al meglio tutto lo spazio disponibile.
I SERVIZI PER ESPOSITORI
E’ poi altrettanto importante definire il “pacchetto espositori” composto dallo struttura dello stand pre-allestito, dagli arredi, accessori e servizi che l’espositore può richiedere per la sua presenza in fiera. Gli stand pre-allestiti possono essere in laminato modulare oppure in legno; entrambe le versioni offrono interessanti vantaggi; solitamente il laminato modulare (strutture portanti in alluminio anodizzato, pannelli generalmente bianchi ma eventualmente disponibili in diversi colori) offre un ottimo rapporto qualità-prezzo e ha tempi di montaggio più rapidi. Il legno per contro offre una maggiore qualità finale e si presta quindi meglio per manifestazioni ed eventi attenti all’immagine. Gli stand preallestiti in legno offrono inoltre una maggiore elasticità, per esempio nelle altezze (da 2,5 a 3 o 4 metri), nei colori (essendo verniciabili le gamme di colore sono infinite) nelle soluzioni strutturali.
Per completare lo stand preallestito è necessario definire le coperture a pavimento, utilizzando per esempio moquette in vari possibili colori, e gli impianti elettrici (luci, prese, differenziali); per ottimizzare i costi è fondamentale utilizzare moderne luci a led, oggi utilizzate sempre più spesso per l’eccezionale efficienza e l’ottima qualità dell’illuminazione.
Dopo aver definito lo stand pre-allestito è necessario predisporre una buona gamma di arredi, che per essere completa deve prevedere: banconi e sgabelli per reception, tavoli e sedie per soluzioni ufficio, poltroncine, pouf e divanetti per soluzioni salotto, mobiletti chiudibili a chiave, scaffalature, magazzini con porte a soffietto o a battente, appendiabiti, cestini.
La soluzione di stand pre-allestito definita con l’organizzatore, comprensiva del pacchetto arredi di base, andrà illustrata tramite schede-offerta chiare ed esplicative in modo che ogni espositore abbia una visione chiara e completa di quanto gli viene reso disponibile.
Ma è ancora più importante per l’organizzatore la gestione di tutti gli extra arredi e servizi che vengono spesso richiesti dai clienti direttamente durante l’allestimento; spesso, una volta presa visione dello stand, gli espositori si rendono meglio conto delle effettive esigenze di gestione della loro area espositiva. Nel complesso è quindi molto importante gestire rapidamente e con chiarezza il processo di richiesta tramite compilazione di schede, consegna di quanto ordinato allo stand, registrazione e fatturazione.
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LA FASE OPERATIVA DI ALLESTIMENTO
Come visto in fase di progettazione e preparazione dell’evento occorre fare il massimo sforzo per prevedere accuratamente ogni singola fase e dettaglio operativo, stabilendo tempi e modi dell’allestimento; ciò nonostante è impossibile escludere completamente gli imprevisti.
Ecco allora che l’allestitore migliore per chi organizza eventi e manifestazioni è quello pronto ad intervenire con la sua capacità, esperienza e creatività, per risolvere i problemi.
Si può trattare di un fattore critico legato al tempo atmosferico nelle aree all’aperto (condizioni difficili di pioggia o vento), oppure errori o ritardi di consegna da parte di fornitori, o anche nuove opportunità positive che si presentano all’ultimo per l’organizzatore (l’aggiunta di espositori o sponsor che confermano solo poco prima della manifestazione): tutto si scarica sul lavoro dell’allestitore che avrà a questo punto anche veramente poco tempo disponibile.
Sarà quindi la sua capacità di reagire con freddezza, la disponibilità di materiali aggiuntivi a magazzino, l’efficienza del personale delle squadre di lavoro e l’esperienza maturata in anni di allestimento a far sì che l’allestitore riesca a risolvere senza intoppi le varie problematiche impreviste per garantire che, all’inaugurazione, ogni tassello sia al suo posto e l’evento possa procedere secondo i piani.